勉強会運営の方針について

広報勉強会。

最近参加者が増えてきたこともあり、会場のキャパの都合で参加人数の上限を設けざるを得ず、「キャンセル待ち」制を設けてみていたが、、ドタキャンの方も一定数発生するし運営の手間もかかるんで、方針を変える事にしてみた。

以下、メンバー向けの告知文。

ちなみに、会場を変えるのは運営コスト（手間）が上がるので想定してないし、より多くの人に知見を共有する機会を設けたいので有料制や抽選制にして参加者を絞ることは考えてない。

さて、今後どうなるだろう。。

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みなさま

直近開催予定の勉強会について、、当初は参加人数の上限を決めてキャンセル待ち制とさせていただきましたが、上限を撤廃し、キャンセル待ちもなく、参加希望の方は全員受け付けたいと思います。

▼キャンセル待ち制 の背景

そもそもこの勉強会は、有志による参加、およびボランティア講師による運営を行っております。

また広報担当者同士による自由な交流の場としても機能させようと思っており、あまりかしこまったルールは設けず、自由意志による参加をポリシーとして運営してきました。

ただ、会場のキャパの都合と、参加者が増えてきたこともあって、どうしても参加人数に上限を設けねばならぬことが増えてきており、ここ数回は常にキャンセル待ちが発生する状態となっていました。

▼キャンセル待ち をやめる理由

ここ数回、キャンセル待ちの方が多くいらっしゃる中で、前日当日になって欠席表明される方や、ドタキャンの方がいらっしゃることもあり、結果的には席に少し余裕があるのに、「参加したくてキャンセル待ちにしていたのに、参加できなかった。」と言う方が増えてしまっております。

もちろん、仕事の都合やご家族のケア（育児と並行して業務に就かれている方も少なからずおります）等でどうしても直前で参加できなくなってしまう方もおり、それは仕方ないと思っておりますので、ドタキャン自体が良くないこととは思っておりません。（自分でも、同じケースでセミナーやイベントに参加できなくなってしまうことはあります）

しかし、「参加したいのにできない」という方が増えるのは本意ではありません。

ということで、先述通り、型にはまらぬ方針で敢えてルールなどは設けずにやってきていましたが、ここらで何か策を講じようかと。

▼今後の運用

でも、抽選制にするとか有料にしてみるとかいくつか案を考えてみましたが、管理やルールを増やすのは運営の手間もかかるし性に合わない。ので、、一度試しに、

・キャンセル待ちなし

・会場があふれたら詰めあって参加して、後から来た人は立ち見

と言うスタイルでやってみようと思います。

と言うことでしばらくはキャンセル待ちなしにするので、希望の方は全員いらしてください!

運用方法のご提案等あればご意見お待ちしております！！